Heel veel service organisaties (installatie, onderhoud, inspectie) werken nog steeds met papieren formulieren voor werkbonnen, offertes, inspectielijsten, urenverantwoordingen etc. Bij de klant wordt door de field engineer of inspecteur een uitgebreide papieren formulier ingevuld. Waarbij de klant vaak ook nog zijn handtekening op het formulier zet. Het origineel wordt aan de klant overhandigd, terwijl de kopie door de medewerker wordt beantwoord. Aan het einde van de dag of week worden de formulieren ingeleverd, gefaxt of per post verstuurd naar de backoffice voor verdere verwerking (update service management systeem, sturen offerte, bestellen onderdelen, urenverantwoording).  Vaak worden ze overgetypt door de backoffice medewerker met alle mogelijke fouten.

Voorbeeld Inspectielijst voor Digitale Pen

Met moderne technieken als PDA, Laptop en ook digitale pennen is die informatie heel snel binnen te halen. Na het afronden van de werkzaamheden worden de formulieren (electronisch of papieren) direct verstuurd. Helaas blijkt de PDA of Laptop oplossing voor veel bedrijven een te kostbare, complexe investering en ingewikkelde oplossing. Een laptop of kleine PDA is niet handig als op hoogte of in vuile omgeving gewerkt wordt. Niet alle field engineers of inspecteurs hebben fijne vingers om een PDA te bedienen. Daarbij is het invullen van een inspectielijst niet  sneller dan de traditionele papieren versie. Op de inspectielijst staan invul-, aankruisvakjes en velden voor het invullen van waarden.. Kunt u het formulier op een pda sneller invullen dan op papier?

De digitale pen oplossing biedt de voordelen van beide werelden: gemak en direct beschikbaar.

  • Want de bon is nog steeds onmiddellijk beschikbaar,
  • De medewerker hoeft niet meer getraind te worden want die kan gewoon met pen en papier blijven werken
  • De inhoud van inspectielijst kan omgezet worden naar digitale teksten en gekoppeld worden aan back office systemen
  • Minder hoge investering dan PDA of laptop
  • Snelle bestelling, factuur, offerte, certificaat!
  • En niet meer overtypen!!!

Voor technische details en  video’s over deze oplossing klik hier

Voorbeeld Keuringsrapport

De volgende inspectielijst is een standaard voorbeeld. Het bestaat uit diverse invulvelden met open tekst velden en aankruisvelden. Een dergelijke formulier op een PDA versie krijgen is niet eenvoudig en zal niet tot tijdwinst leiden bij de field engineer. Een papieren versie met pen is nog altijd sneller.

Met de digitale pen versie gebruikt de field engineer nog steeds een papieren versie. Na het invullen van het formulier kan de versie naar het kantoor verstuurd worden. Als blijkt dat verplichte velden niet ingevuld zijn, dan zal de pen de field engineer waarschuwen.

Het originele inspectieformulier kan desnoods achtergelaten worden bij de klant. De digitale kopie is direct beschikbaar op het kantoor voor verdere handmatige of automatische verwerkingen.